Tanken op rekening: alles wat je wilt weten over de tankkaart

Een tankkaart is een betaalpas waarmee je kunt tanken zonder direct contant geld of een eigen bankpas te gebruiken. Veel bedrijven geven zo’n pas aan medewerkers die regelmatig met de auto rijden. De kosten worden dan achteraf in rekening gebracht, meestal via een maandelijkse factuur. Dat klinkt simpel, en dat is het ook. Toch zijn er een hoop dingen die je moet weten voordat je een keuze maakt voor een bepaalde pas.

Hoe een brandstofpas werkt in de praktijk

Bij een tankpas koppel je een kenteken of een naam aan de pas. Daarmee weet de aanbieder precies wie er heeft getankt, wanneer dat was en hoeveel er is bijgevuld. De bestuurder rijdt naar een tankstation dat is aangesloten bij het netwerk van de aanbieder, houdt de pas langs de lezer en tankt. Aan het einde van de maand krijgt het bedrijf één overzicht van alle transacties. Dat maakt de administratie een stuk makkelijker dan wanneer elke werknemer bonnetjes moet inleveren. Sommige aanbieders geven ook direct korting op de brandstofprijs, wat voor grotere wagenparken flink kan oplopen.

Welke aanbieders zijn er en wat zijn de verschillen

Er zijn in Nederland en België meerdere aanbieders actief. Bekende namen zijn Shell, BP, DKV, UTA en AVIA. Ze verschillen in het netwerk van tankstations, de kosten en de extra diensten die ze bieden. AVIA biedt bijvoorbeeld een kaart waarmee je naast tanken ook elektrisch kunt laden. Dat is handig voor bedrijven die zowel auto’s op benzine of diesel hebben als elektrische voertuigen. Andere aanbieders richten zich juist op een groot Europees netwerk, wat interessant is voor chauffeurs die regelmatig de grens over rijden. Het loont dus om vooraf goed te vergelijken op welke locaties de pas geldig is en welke extra kosten er eventueel aan verbonden zijn.

Voordelen en aandachtspunten voor werkgevers

Voor werkgevers is het grootste voordeel de overzichtelijkheid. In plaats van losse declaraties te verwerken, ontvangen ze één factuur met een duidelijk overzicht per werknemer of voertuig. Dat scheelt tijd en vermindert de kans op fouten. Veel systemen bieden ook de mogelijkheid om limieten in te stellen, zodat een pas niet onbeperkt gebruikt kan worden. Denk aan een maximum bedrag per week of een beperking tot alleen brandstof, zodat er geen autowasbeurt of snacks mee worden betaald. Een aandachtspunt is dat je als werkgever verantwoordelijk blijft voor het gebruik van de passen. Raakt er een pas weg of verlaat een medewerker het bedrijf, dan is het belangrijk om de pas direct te blokkeren. De meeste aanbieders maken dat mogelijk via een online portaal of een app.

De tankpas en elektrisch rijden

De wereld van zakelijk rijden verandert. Steeds meer bedrijven stappen over op elektrische auto’s of hebben een mix van elektrische en traditionele voertuigen in hun wagenpark. Daar spelen aanbieders op in met gecombineerde passen waarmee je zowel kunt laden als tanken. Zo hoeft een chauffeur niet met twee verschillende passen te werken. De laadkosten worden op dezelfde factuur gezet als de brandstofkosten, wat het beheer eenvoudig houdt. Niet alle aanbieders bieden dit aan, dus het is verstandig om hier specifiek naar te vragen bij het afsluiten van een overeenkomst. Voor bedrijven die stap voor stap overstappen op elektrisch rijden, kan zo’n gecombineerde oplossing een goede tussenstap zijn.

Veelgestelde vragen

Kan een werknemer een tankpas ook privé gebruiken?
Een tankpas is bedoeld voor zakelijk gebruik en is gekoppeld aan een voertuig of een werknemer van het bedrijf. Privégebruik is in de meeste gevallen niet toegestaan en kan gevolgen hebben voor de werknemer. Veel werkgevers stellen duidelijke regels op over wanneer de pas gebruikt mag worden.

Wat gebeurt er als een tankpas verloren gaat?
Als een tankpas verloren gaat, is het belangrijk om die zo snel mogelijk te laten blokkeren. Dit kan bij de meeste aanbieders via een app, een online portaal of telefonisch. Na blokkering kan de pas niet meer worden gebruikt en vraag je een nieuwe aan.

Is een tankpas alleen geschikt voor grote bedrijven?
Een tankpas is niet alleen voor grote bedrijven. Ook kleine bedrijven met één of een paar auto’s kunnen er gebruik van maken. De voordelen zoals overzichtelijke facturering en het wegvallen van bonnetjes gelden ook op kleinere schaal. Sommige aanbieders hebben wel een minimum aan voertuigen of een minimaal maandelijks verbruik als voorwaarde.

Zijn er kosten verbonden aan het aanvragen van een tankpas?
De kosten voor een tankpas verschillen per aanbieder. Sommige aanbieders rekenen een eenmalige aanvraagkost of een maandelijks bedrag per pas. Anderen verdienen aan de transacties zelf of via een vaste servicevergoeding. Het is verstandig om de volledige kostenstructuur op te vragen voordat je een contract afsluit.