Grip op je wagenpark: wat fleetmanagement software voor je doet

Fleetmanagement software helpt bedrijven om hun wagenpark overzichtelijk te beheren. Wie tien of meer voertuigen heeft, weet hoe snel het onoverzichtelijk wordt. Wanneer is de volgende APK? Wie rijdt welke auto? Hoeveel brandstof verbruikt het wagenpark per maand? Al die vragen komen op je af, en zonder een goed systeem kost het beantwoorden ervan veel tijd. Een digitaal beheerprogramma brengt al die informatie op één plek samen, zodat je snel ziet wat er speelt.

Wat zo’n programma bijhoudt en regelt

Een wagenparkbeheerprogramma volgt de voertuigen op meerdere vlakken tegelijk. Denk aan het bijhouden van onderhoudsschema’s, verzekeringsgegevens, brandstofkosten en leasecontracten. Sommige systemen koppelen ook aan GPS, zodat je in real time ziet waar een voertuig rijdt. Dat is handig voor logistieke planning, maar ook voor het controleren van rittenregistraties. Veel bedrijven zijn verplicht om die registraties bij te houden voor de Belastingdienst, zeker als werknemers privé in een leaseauto rijden. Een goed systeem doet dat automatisch, zonder dat iemand elke rit handmatig hoeft in te voeren.

Kostenbesparing door beter inzicht

Eén van de grootste voordelen van wagenparkbeheer via software is het inzicht in kosten. Veel bedrijven weten niet precies hoeveel hun vloot per jaar kost, omdat facturen verspreid binnenkomen van verschillende leveranciers. Een beheerprogramma verzamelt al die gegevens en toont overzichtelijke rapportages. Zo zie je bijvoorbeeld welke voertuigen veel brandstof verbruiken of vaak naar de garage moeten. Op basis van die informatie kun je bewuste keuzes maken, zoals een voertuig eerder vervangen of een ander rijgedrag stimuleren bij medewerkers. Bedrijven die overstappen op zo’n systeem rapporteren regelmatig dat ze tien tot vijftien procent besparen op totale wagenparkosten.

Voertuigbeheer voor werknemers makkelijker gemaakt

Niet alleen de fleetmanager heeft baat bij een goed systeem. Ook medewerkers profiteren ervan. Veel programma’s hebben een app waarmee een werknemer zelf een schademelding kan doen, een tankpas kan aanvragen of documenten kan uploaden. Dat scheelt e-mails en telefoontjes over en weer. Stel dat een nieuwe medewerker een leaseauto mag uitzoeken, dan kan hij of zij via de app direct zien welke opties beschikbaar zijn binnen het budget. De fleetmanager hoeft dan niet meer elk verzoek persoonlijk af te handelen. Dat maakt het werk voor iedereen rustiger en duidelijker.

Waar je op let bij het kiezen van een systeem

Er zijn veel aanbieders van wagenparkbeheersoftware op de Nederlandse markt. Het is verstandig om eerst goed na te denken over wat je nodig hebt. Heb je een klein wagenpark van tien voertuigen, dan heb je waarschijnlijk geen uitgebreid systeem nodig met ingebouwde GPS-tracking. Beheer je honderd voertuigen of meer, dan zijn uitgebreidere functies zoals koppeling met boordcomputers en automatische facturatieverwerking al snel de moeite waard. Let ook op hoe goed de software koppelt met systemen die je al gebruikt, zoals je HR-software of boekhoudprogramma. Een proefperiode of demo is bijna altijd beschikbaar en geeft een eerlijk beeld van hoe prettig het systeem werkt in de dagelijkse praktijk.

Veelgestelde vragen

Is fleetmanagement software ook geschikt voor kleine bedrijven met maar een paar auto’s?
Voor bedrijven met slechts twee of drie voertuigen is een uitgebreid beheerprogramma vaak niet nodig. Zodra een wagenpark groeit naar vijf voertuigen of meer, wordt het bijhouden van onderhoud, kosten en contracten al een stuk lastiger. Vanaf dat punt begint een digitaal beheersysteem zijn waarde te bewijzen, al zijn er ook lichte versies beschikbaar die betaalbaar zijn voor kleinere organisaties.

Wat is het verschil tussen een rittenregistratie-app en een volledig wagenparkbeheersysteem?
Een rittenregistratie-app houdt alleen bij welke ritten worden gemaakt en of die zakelijk of privé zijn. Dat is nuttig voor de fiscus, maar verder beperkt. Een volledig wagenparkbeheersysteem doet veel meer: het bewaakt ook onderhoudstermijnen, beheert contracten, verwerkt schademeldingen en geeft inzicht in de totale kosten per voertuig. De rittenregistratie is daarin vaak één van de functies, niet het hele product.

Hoe zit het met privacy als een systeem GPS-tracking gebruikt?
Wanneer een bedrijf GPS-tracking inzet via wagenparkbeheersoftware, gelden er duidelijke regels vanuit de AVG. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van de tracking en waarvoor de gegevens worden gebruikt. Tracking buiten werktijd is in veel gevallen niet toegestaan. Goede systemen bieden daarom een mogelijkheid om tracking uit te zetten buiten kantooruren of tijdens privégebruik van een leaseauto.