Waarom een enquête organiseren onder het personeel?

Een enquête onder de werknemers met een goede respons kan een cruciale bijdrage leveren aan het slagen van een vervoerplan, omdat er dan sprake is van :

- een maximale betrokkenheid van de doelgroep (de medewerkers) gedurende het besluitvormingsproces. Deze betrokkenheid is van groot belang omdat een bedrijfsvervoerplan gericht is op gedragsverandering onder de medewerkers.

- een beter inzicht in de huidige vervoerswijzekeuze van de medewerkers.

- een beter inzicht in de mogelijke effecten van maatregelen. De enquête onder de medewerkers geeft een gedetailleerder beeld van de bereidheid en voorwaarden van de medewerkers om over te stappen op een alternatieve vervoerwijze.

- een betere onderhandelingspositie in een later stadium met externe besluitvormers om het aanbod van alternatieve vervoerwijzen en/of infrastructuur te verbeteren/uit te breiden ten behoeve van de medewerkers. Op basis van de verkregen gegevens kan men duidelijke cijfers aanreiken over het potentieel van de verschillende maatregelen.

Inhoud van de enquête

Gegevens vervoersgedrag :

- uit de enquête komen actuele gegevens over het woon-werkverkeer en de zakenverplaatsingen van medewerkers, zoals het vervoermiddel, de reisduur, activiteiten onderweg naar huis etc.

- de gebruikers van alternatieve vervoerwijzen kunnen hun mening geven over de kwaliteit van hun woon-werkverplaatsing. De autogebruikers wordt gevraagd of zij bereid zijn (onder bepaalde voorwaarden) over te stappen op een alternatieve vervoerwijze.

Gegevens over de werksituatie :

- een deel van de enquête heeft betrekking op de werksituatie van de medewerker. Hierdoor kan een verband gelegd worden tussen de werksituatie en het verplaatsingsgedrag.

Persoonsgegevens :

- indien noodzakelijk kunnen de gegevens gekoppeld worden aan de persoonsgegevens (personeelsnummer, naam, adres), zodat een zeer nauwkeurige segmentatie kan plaatsvinden: geografisch, op basis van de werkplek binnen het bedrijf of op basis van de functie van de medewerker. Op basis van deze segmentatie kunnen tevens gerichte sensibiliseringsacties plaatsvinden.

Enkele adviezen voor het behalen van een maximale respons

- Organiseer op het juiste moment een communicatiecampagne richting medewerkers met betrekking tot de enquête en het bedrijfsvervoerplan. Het is goed al bekendheid te geven aan het bedrijfsvervoerplan alvorens de enquêteformulieren te verspreiden. Het is ook nuttig werknemersvertegenwoordigers vanaf het begin te betrekken bij het gehele proces van vervoermanagement. De medewerkers moeten niet het idee krijgen dat ze opeens betrokken worden bij iets wat al een hele tijd loopt. Het is van belang om de medewerkers vlak voor de verspreiding van de enquêtes nogmaals te herinneren aan het doel van het bedrijfsvervoerplan.

- Gebruik het standaard enquêteformulier dat u op deze site kunt downloaden. De vragenlijst is niet zo lang en bovendien is het formulier makkelijk in te vullen door uw medewerkers.

- Ter motivatie van uw medewerkers adviseren wij u om de enquêtes te verspreiden met een begeleidend schrijven. In dit begeleidend schrijven kunt u nogmaals het doel van het bedrijfsvervoerplan, het doel van de enquête en de mogelijke voordelen voor de medewerkers toelichten. De voordelen die u beschrijft moeten natuurlijk relevant zijn voor de medewerkers (wendt bijvoorbeeld files niet aan als een argument als uw medewerkers hier geen hinder van ondervinden). Als u in de brief kunt aangeven dat het management en de ondernemingsraad dit onderzoek steunen, verhoogt u de kans op een goede respons. Leg uit dat het belangrijk is dat elke medewerker de vragenlijst invult, ook de medewerkers die reeds gebruik maken van een alternatieve vervoerwijze (zij kunnen namelijk een oordeel geven over de kwaliteit van hun woon-werkreis). Benadruk verder dat de gegevens strikt vertrouwelijk behandeld zullen worden en alleen aangewend worden voor het eerder beschreven doel.

- Een goede organisatie van de verspreiding en verzameling van de enquêteformulieren is cruciaal. De verspreiding dient zo persoonlijk mogelijk plaats te vinden: indien een medewerker persoonlijk benaderd wordt is deze normaliter sneller geneigd deel te nemen. We adviseren dan ook om de enquêteformulieren persoonlijk (indien on line via een persoonlijke mail of indien op papier, via de afdelingschefs) te verspreiden onder de medewerkers. De afdelingschefs kunnen tevens verantwoordelijk gesteld worden voor het aanmoedigen van hun collega’s of het verzamelen van papieren formulieren. Echter in het kader van de vertrouwelijke behandeling van de gegevens stellen we voor om een enveloppe bij het enquêteformulier te sluiten, zodat de medewerkers papieren formulieren anoniem kunnen overhandigen.

- De respons zal ook toenemen als de medewerkers een week na verspreiding nogmaals geattendeerd worden op het onderzoek en de waarde van hun bijdrage hieraan. De meest ideale manier is het direct verspreiden van deze reminder onder de medewerkers die de enquête nog niet hebben ingevuld.

- De verzamelde gegevens zijn beter bruikbaar als ze ook persoonsgegevens bevatten. Het is echter van belang dat u de medewerkers ervan overtuigt dat deze gegevens niet voor andere doeleinden aangewend worden. De ideale situatie ziet er als volgt uit :

  • vermeld bij de oproeping of op het enquêteformulier dat de gegevens strikt vertrouwelijk zijn, uitsluitend voor het beschreven doel aangewend worden en niet verstrekt worden aan derden
  • zorg voor een vertrouwelijke behandeling van on line enquêtes (via een derde partij bvb.)
  • verzamel papieren formulieren in gesloten enveloppen

Als er achterdocht blijft bestaan bij de medewerkers, is het nog altijd mogelijk om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen of dit onderdeel van de enquête optioneel te maken voor de medewerkers (bijvoorbeeld: 'U hoeft deze gegevens niet in te vullen, maar als u dit wel doet dan kunnen wij u een interessant persoonlijk reisadvies verstrekken'). In het algemeen is echter af te raden adresgegevens weg te laten. Het thuisadres heeft namelijk een belangrijke invloed op het vervoergedrag en is noodzakelijk om een goed actieplan op te stellen.

- Verspreid, om enquêtemoeheid te voorkomen, de formulieren niet in een periode waarin tevens andere onderzoeken lopen. Presenteer dit onderzoek als uniek en uitzonderlijk.

- Organiseer het onderzoek niet in de verkeerde periode, bijvoorbeeld net voor de vakantieperiode of in een periode waarin sprake is van onderhandelingen of spanningen etc. Organiseer het onderzoek bovendien in een periode waarin u in staat bent representatieve gegevens te verkrijgen en de resultaten op korte termijn kunt presenteren aan uw medewerkers.